Politica de Securitate

1. Dispoziții generale

Prezenta Politică de securitate privind prelucrarea datelor cu caracter personal stabilește regulile, principiile și măsurile organizatorice și tehnice aplicate de S.R.L. „PANDA TUR” în vederea asigurării unui nivel corespunzător de protecție și securitate a datelor cu caracter personal prelucrate în cadrul activității companiei.

Politica este elaborată în conformitate cu:

• Legea nr. 195/2024 privind protecția datelor cu caracter personal;
• actele normative aplicabile în domeniul protecției datelor cu caracter personal și securității informaționale;
• principiile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR), transpuse în legislația națională prin Legea nr. 195/2024;
• alte acte normative aplicabile activității S.R.L. „PANDA TUR”.

Începând cu data de 23 august 2026, cadrul general aplicabil protecției datelor cu caracter personal în Republica Moldova este stabilit de Legea nr. 195/2024 privind protecția datelor cu caracter personal.

Prezenta Politică se aplică tuturor proceselor de prelucrare a datelor cu caracter personal efectuate de S.R.L. „PANDA TUR”, indiferent dacă acestea sunt realizate prin sisteme informatice, aplicații, site-uri web, documente pe suport de hârtie sau alte mijloace.

2. Operatorul datelor cu caracter personal

Operatorul datelor cu caracter personal este:

S.R.L. „PANDA TUR” determină scopurile și mijloacele prelucrării datelor cu caracter personal și este responsabilă pentru asigurarea conformității prelucrărilor cu legislația aplicabilă.

3. Scopul Politicii

Scopul prezentei Politici este:

1. protejarea drepturilor și libertăților persoanelor fizice în procesul de prelucrare a datelor cu caracter personal;
2. prevenirea accesului neautorizat la date;
3. prevenirea pierderii, distrugerii, modificării sau divulgării neautorizate a datelor;
4. stabilirea responsabilităților angajaților și colaboratorilor care au acces la date;
5. asigurarea confidențialității, integrității și disponibilității datelor;
6. reducerea riscurilor asociate prelucrării datelor cu caracter personal;
7. asigurarea unui nivel adecvat de securitate în raport cu natura, volumul și riscurile prelucrării.

4. Principiile prelucrării datelor

S.R.L. „PANDA TUR” prelucrează datele cu caracter personal în conformitate cu următoarele principii:

1. legalitate, echitate și transparență;
2. limitarea scopului;
3. reducerea la minimum a datelor;
4. exactitatea datelor;
5. limitarea perioadei de stocare;
6. integritatea și confidențialitatea;
7. responsabilitatea operatorului.

Datele cu caracter personal sunt colectate și utilizate numai în măsura în care sunt necesare pentru scopurile declarate și pentru îndeplinirea obligațiilor legale sau contractuale aplicabile.

5. Categoriile de persoane ale căror date pot fi prelucrate

În funcție de activitatea desfășurată, S.R.L. „PANDA TUR” poate prelucra date referitoare la:

• clienți;
• potențiali clienți;
• persoane care solicită informații sau oferte;
• persoane care efectuează rezervări;
• persoane care utilizează website-ul pandatur.md;
• reprezentanți ai partenerilor și furnizorilor;
• persoane incluse în documentația de călătorie;
• angajați și colaboratori;
• alte persoane ale căror date sunt necesare pentru furnizarea serviciilor turistice sau îndeplinirea obligațiilor legale.

6. Categoriile de date cu caracter personal

În funcție de scopul prelucrării, pot fi prelucrate următoarele categorii de date:

6.1. Date de identificare

• nume;
• prenume;
• data nașterii;
• cetățenia;
• date din documentele de călătorie, atunci când sunt necesare pentru efectuarea rezervării sau prestarea serviciului.

6.2. Date de contact

• număr de telefon;
• adresă de e-mail;
• adresă de domiciliu sau reședință, atunci când este necesară.

6.3. Date privind serviciile turistice

• destinația;
• perioada călătoriei;
• preferințe privind serviciile turistice;
• informații privind rezervările;
• informații necesare pentru emiterea documentelor de călătorie;
• informații privind solicitările și comunicările cu clientul.

6.4. Date tehnice

În cazul utilizării website-ului și serviciilor online pot fi prelucrate, în funcție de setările utilizatorului și de temeiul juridic aplicabil:

• adresa IP;
• tipul și versiunea browserului;
• sistemul de operare;
• identificatori tehnici;
• date privind dispozitivul;
• date privind accesarea website-ului;
• date provenite din cookie-uri și tehnologii similare.

6.5. Date privind comunicarea

Pot fi păstrate informații privind solicitările transmise către companie, inclusiv:

• conținutul solicitării;
• data și ora comunicării;
• datele de contact;
• istoricul comunicării cu clientul.

7. Scopurile prelucrării

Datele cu caracter personal pot fi prelucrate pentru:

1. furnizarea serviciilor turistice;
2. solicitarea și gestionarea ofertelor;
3. efectuarea și administrarea rezervărilor;
4. emiterea documentelor necesare călătoriei;
5. comunicarea cu clienții;
6. executarea contractelor;
7. îndeplinirea obligațiilor legale;
8. gestionarea relațiilor cu partenerii și furnizorii;
9. gestionarea reclamațiilor și solicitărilor;
10. asigurarea securității sistemelor informatice;
11. prevenirea fraudelor și a utilizării abuzive a serviciilor;
12. îmbunătățirea serviciilor și a funcționalității website-ului;
13. efectuarea analizelor statistice, în condițiile legii;
14. transmiterea comunicărilor comerciale, atunci când există un temei juridic corespunzător;
15. protejarea drepturilor și intereselor legitime ale companiei, în limitele legii.

Datele nu vor fi utilizate ulterior într-un mod incompatibil cu scopurile pentru care au fost colectate.

8. Temeiurile juridice ale prelucrării

Prelucrarea datelor cu caracter personal se efectuează numai în baza unui temei juridic prevăzut de legislația aplicabilă.

În funcție de situație, temeiul poate constitui:

• consimțământul persoanei vizate;
• necesitatea executării unui contract sau efectuării demersurilor la cererea persoanei înainte de încheierea contractului;
• îndeplinirea unei obligații legale;
• protejarea intereselor vitale;
• realizarea unei sarcini care servește interesului public, în cazurile aplicabile;
• interesul legitim al S.R.L. „PANDA TUR” sau al unei terțe părți, cu respectarea drepturilor și libertăților persoanei vizate.

Consimțământul nu va fi utilizat ca temei juridic atunci când prelucrarea poate și trebuie efectuată în baza unui alt temei juridic aplicabil.

Retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrării efectuate înainte de retragerea acestuia.

9. Prelucrarea datelor prin website-ul pandatur.md

Website-ul pandatur.md poate utiliza tehnologii de stocare și accesare a informațiilor, inclusiv cookie-uri și tehnologii similare.

Cookie-urile strict necesare funcționării website-ului pot fi utilizate în măsura permisă de legislația aplicabilă.

Cookie-urile sau tehnologiile utilizate pentru analiză, publicitate, marketing sau alte scopuri care necesită consimțământ vor fi activate numai în condițiile în care persoana vizată și-a exprimat în mod valid consimțământul.

Utilizatorul trebuie să aibă posibilitatea de a:

• accepta categoriile de cookie-uri pentru care dorește să își exprime consimțământul;
• refuza cookie-urile care necesită consimțământ;
• modifica ulterior opțiunile;
• retrage consimțământul.

Gestionarea cookie-urilor este detaliată în Politica privind utilizarea cookie-urilor a S.R.L. „PANDA TUR”.

10. Transmiterea datelor către terți

În scopul furnizării serviciilor turistice, datele cu caracter personal pot fi transmise, în măsura necesară, către:

• operatori și furnizori de servicii turistice;
• hoteluri și unități de cazare;
• companii aeriene;
• operatori de transport;
• companii de transfer;
• companii de asigurare;
• sisteme de rezervare;
• furnizori de servicii IT;
• furnizori de servicii de comunicații;
• furnizori de servicii de plată;
• autorități publice și alte entități, atunci când divulgarea este prevăzută sau permisă de lege.

Datele vor fi comunicate numai în măsura necesară realizării scopului relevant și în baza unui temei juridic corespunzător.

11. Împuterniciți și furnizori de servicii

Atunci când o terță parte prelucrează datele în numele S.R.L. „PANDA TUR”, compania va lua măsuri pentru ca prelucrarea să fie efectuată în baza unor condiții contractuale și a unor garanții adecvate de securitate și confidențialitate.

Persoanele împuternicite vor prelucra datele numai conform instrucțiunilor operatorului și în scopurile stabilite.

12. Transferuri internaționale de date

În cazul în care datele cu caracter personal sunt transferate către destinatari aflați în afara Republicii Moldova sau în alte jurisdicții, S.R.L. „PANDA TUR” va aplica cerințele legislației aplicabile privind transferurile internaționale de date.

Transferul va fi efectuat numai atunci când există un temei și garanții adecvate prevăzute de legislația aplicabilă.

13. Accesul angajaților la date

Accesul angajaților la datele cu caracter personal se acordă conform principiului „need-to-know”. Fiecare angajat va avea acces numai la datele necesare pentru îndeplinirea atribuțiilor sale.

Angajații și colaboratorii care au acces la date sunt obligați să:

• păstreze confidențialitatea datelor;
• utilizeze datele exclusiv în scop profesional;
• nu divulge datele persoanelor neautorizate;
• nu copieze sau transfere datele fără autorizare;
• respecte procedurile interne de securitate.

Obligația de confidențialitate continuă și după încetarea raporturilor de muncă sau colaborare, în măsura prevăzută de lege și contract.

14. Măsuri tehnice de securitate

S.R.L. „PANDA TUR” aplică măsuri tehnice adecvate, proporționale cu riscurile identificate, inclusiv, după caz:

• utilizarea conexiunilor securizate;
• controlul accesului la sisteme;
• autentificarea utilizatorilor;
• parole individuale și măsuri de protecție a acestora;
• limitarea drepturilor de acces;
• actualizarea software-ului și sistemelor;
• proteiția împotriva programelor malițioase;
• realizarea copiilor de siguranță;
• monitorizarea accesului la sisteme;
• jurnalizarea evenimentelor relevante;
• protejarea bazelor de date;
• segmentarea accesului la resurse;
• măsuri de protecție a dispozitivelor utilizate pentru prelucrarea datelor;
• alte măsuri tehnice stabilite în funcție de evaluarea riscurilor.

15. Măsuri organizatorice

Compania aplică măsuri organizatorice pentru protejarea datelor, inclusiv:

• stabilirea responsabilităților personalului;
• instruirea periodică a angajaților;
• reguli privind accesul la date;
• proceduri pentru gestionarea incidentelor;
• proceduri privind exercitarea drepturilor persoanelor vizate;
• evaluarea riscurilor;
• verificarea periodică a măsurilor de securitate;
• controlul furnizorilor și persoanelor împuternicite;
• actualizarea documentației interne privind protecția datelor.

16. Gestionarea incidentelor de securitate

Orice angajat sau colaborator care constată sau suspectează:

• acces neautorizat;
• pierderea datelor;
• divulgarea accidentală;
• distrugerea datelor;
• modificarea neautorizată;
• compromiterea unui cont;
• atac informatic;
• pierderea unui dispozitiv care conține date;

este obligat să informeze imediat persoana responsabilă desemnată de companie.

S.R.L. „PANDA TUR” va evalua incidentul și va întreprinde măsurile necesare pentru limitarea consecințelor, documentarea incidentului și, atunci când este cazul, notificarea autorității competente și/sau informarea persoanelor vizate, conform legislației aplicabile.

17. Evaluarea riscurilor

S.R.L. „PANDA TUR” evaluează riscurile asociate prelucrării datelor cu caracter personal și aplică măsuri proporționale cu nivelul de risc.

La evaluare se vor lua în considerare, după caz:

• natura datelor;
• volumul datelor;
• numărul persoanelor vizate;
• scopurile prelucrării;
• tehnologiile utilizate;
• destinatarii datelor;
• transferurile internaționale;
• probabilitatea producerii unui incident;
• impactul potențial asupra persoanelor vizate.

Pentru prelucrările susceptibile să genereze un risc ridicat pentru drepturile și libertățile persoanelor fizice, compania va evalua necesitatea efectuării unei evaluări a impactului asupra protecției datelor.

18. Perioada de păstrare a datelor

Datele cu caracter personal sunt păstrate numai pe perioada necesară realizării scopului pentru care au fost colectate sau pentru perioada impusă de legislația aplicabilă.

După expirarea perioadei relevante, datele sunt:

• șterse;
• distruse;
• anonimizate; sau
• arhivate, atunci când păstrarea este prevăzută de lege.

Perioadele de păstrare vor fi stabilite în funcție de categoria datelor și scopul prelucrării.

19. Drepturile persoanelor vizate

Persoanele vizate beneficiază, în condițiile legii, de drepturile aplicabile, inclusiv:

• dreptul de a fi informate;
• dreptul de acces la date;
• dreptul la rectificarea datelor;
• dreptul la ștergerea datelor;
• dreptul la restricționarea prelucrării;
• dreptul la portabilitatea datelor, în cazurile aplicabile;
• dreptul de opoziție;
• dreptul de a retrage consimțământul;
• drepturile privind prelucrarea automatizată și profilarea, în cazurile aplicabile.

Solicitările persoanelor vizate sunt examinate în conformitate cu termenele și procedurile prevăzute de legislația aplicabilă.

20. Exercitarea drepturilor

Pentru exercitarea drepturilor privind datele cu caracter personal, persoana vizată poate contacta S.R.L. „PANDA TUR” prin datele de contact publicate pe website-ul companiei sau prin celelalte canale oficiale de comunicare.

Compania poate solicita informații suplimentare necesare pentru verificarea identității solicitantului, atunci când acest lucru este necesar pentru protejarea datelor și prevenirea accesului neautorizat.

21. Datele minorilor

În cazul în care furnizarea serviciilor turistice implică prelucrarea datelor minorilor, S.R.L. „PANDA TUR” va prelucra aceste date numai în măsura necesară realizării scopului legitim și în conformitate cu cerințele legale aplicabile.

Datele minorilor nu vor fi utilizate în scopuri incompatibile cu scopul pentru care au fost colectate.

22. Date cu caracter personal incluse în documentele de călătorie

Atunci când pentru rezervarea sau furnizarea serviciilor turistice sunt necesare date din documente de identitate sau de călătorie, acestea vor fi solicitate numai în măsura în care sunt necesare pentru realizarea serviciului sau îndeplinirea unei obligații legale.

Accesul la aceste date va fi limitat la persoanele care au nevoie de ele pentru îndeplinirea atribuțiilor.

23. Utilizarea e-mailului și a sistemelor de comunicare

S.R.L. „PANDA TUR” poate utiliza e-mailul, telefonul și alte mijloace de comunicare pentru:

• gestionarea solicitărilor;
• comunicarea privind rezervările;
• furnizarea serviciilor;
• transmiterea documentelor;
• informarea privind modificări ale serviciilor;
• comunicări comerciale, atunci când există un temei juridic corespunzător.

Comunicările comerciale vor respecta cerințele legale privind marketingul direct și dreptul persoanei de a se opune sau de a se dezabona.

24. Responsabilități

Conducerea S.R.L. „PANDA TUR” este responsabilă pentru asigurarea resurselor necesare implementării măsurilor de protecție a datelor.

Persoanele desemnate în cadrul companiei sunt responsabile, în limita atribuțiilor lor, pentru:

• implementarea măsurilor de securitate;
• gestionarea accesului;
• monitorizarea incidentelor;
• instruirea personalului;
• gestionarea solicitărilor persoanelor vizate;
• colaborarea cu furnizorii;
• revizuirea periodică a măsurilor de securitate.

În cazul în care compania desemnează un responsabil cu protecția datelor (DPO), datele de contact ale acestuia vor fi comunicate persoanelor vizate și publicate în documentele relevante ale companiei.

25. Revizuirea Politicii

Prezenta Politică se revizuiește periodic și ori de câte ori:

• se modifică legislația;
• sunt introduse noi sisteme informatice;
• sunt introduse noi procese de prelucrare;
• apar noi categorii de date;
• sunt identificate noi riscuri;
• au loc incidente de securitate;
• se modifică structura organizațională sau responsabilitățile companiei.

Versiunea actualizată a Politicii va fi aprobată de conducerea companiei.

26. Dispoziții finale

Prezenta Politică este obligatorie pentru angajații, colaboratorii și persoanele care, în cadrul activității lor pentru S.R.L. „PANDA TUR”, au acces la date cu caracter personal.

Nicio persoană nu poate prelucra date cu caracter personal în afara scopurilor și competențelor stabilite de companie și de legislația aplicabilă.

Prezenta Politică intră în vigoare la data aprobării.